São Paulo – Quinta feira à noite e você ainda está no trabalho, correndo
para terminar o projeto que deve ser entregue na sexta às 9h. Soa
familiar? Conseguir cumprir os prazos de projetos sem enlouquecer é um
desafio, mas não é impossível.
Para ajudar nesta tarefa, EXAME.com conversou com o especialista em gestão de tempo Luciano Meira, diretor de conteúdo da FranklinCovey Brasil, que listou cinco dicas para ajudar quem não quer mais perder prazos. Confira abaixo:
Não negligencie a realidade
O primeiro passo para não atrasar compromissos é, segundo Meira, se
comprometer apenas com aquilo que você sabe que vai conseguirá cumprir.
“Não dá para negligenciar a realidade e assumir mais do que é possível
em tempo hábil”, afirma.
Faça um planejamento semanal
O hábito de planejar sua semana com antecedência é pouco comum entre as
pessoas, mas extremamente funcional, segundo o especialista. Para ele, a
falta de um planejamento acaba levando a pessoa a postergar tarefas –
que são acumuladas para a reta final, muito em cima de um prazo.
O planejamento pode ser feito com a ajuda de uma agenda, calendários de
papel ou aplicativos e softwares. “Pessoalmente, eu uso o calendário do
Microsoft Outlook, que me deixa organizado quanto aos meus eventos e
tarefas”, sugere.
Não procrastine
Tarefas grandes ou complicadas podem desanimar qualquer um, mas é
importante não procrastinar quando uma responsabilidade assusta. “A dica
nesses casos é: comece. Escolha uma ação menor, mais simples e faça”,
diz Meira. Ele explica que dar os primeiros passos (ainda que pequenos)
incentiva as pessoas a dar novos passos.
Além da revisão semanal, o hábito de fazer um fechamento do dia pode
ajudar a evitar procrastinação. “Fazer um levantamento do que já foi
feito até então e do que não pode deixar de ser feito no dia seguinte,
com metas claras, é essencial”, diz.
O velho truque de colocar um prazo anterior para “enganar seu cérebro” e
fazê-lo acreditar que algo é para quinta em vez de sexta, por exemplo,
não funciona. “Não adianta”, diz o especialista. “Você sabe qual é o
real prazo e, se não tomar cuidado, vai deixar tudo para a última hora
contando com este dia “extra” que criou”.
Para o especialista, é importante que haja, sim, um planejamento que
leve em consideração imprevistos, mas o “dia extra” é para o caso de
incidentes e atrasos, não para você tentar (e falhar) mentir para si
mesmo. Se o dia sobrar, ele pode servir para uma revisão do seu trabalho
concluído. “Se você dormir e revisar o projeto finalizado no dia
seguinte, terá uma mente mais crítica e pode melhorar o que já estava
pronto”, afirma.
Tenha o equilíbrio como palavra de ordem
“Muita gente estica as horas no escritório achando que vai ter mais
produtividade, mas acaba sendo o contrário”, relata Luciano. Tempo de
lazer é essencial para o processo criativo e, de acordo com o
especialista, uma pessoa que equilibra bem trabalho e vida pessoal vai
agir melhor na hora de cumprir tarefas.
Esse equilíbrio pode ajudar até nos momentos de indecisão. Quem tem
dificuldade para dar o próximo passo de um projeto vai se beneficiar de
um tempo de lazer. “A mente equilibrada ajuda a exercitar coragem para
tomar decisões”, explica o especialista.
Para os mais indecisos, é importante não ficar muito tempo adiando uma
escolha: “É melhor fazer algo inicial quase como um rascunho que depois
será aprimorado do que ficar horas empacado”, conclui.
www.exame.abril.com.br
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