Um levantamento
realizado pela Deloitte em 2009 sobre os riscos de reputação envolvidos
no uso das redes sociais pelos colaboradores da empresa retrata que 74%
dos funcionários acreditam ser fácil causar dano à reputação da
companhia pelas mídias sociais. Na mesma pesquisa, embora 58% dos
executivos considerassem necessária a formalização de políticas internas
para o uso das mídias sociais, apenas 15% naquela época efetivamente
instituíram. De lá pra cá, o uso das redes sociais cresceu
exponencialmente e esse risco hoje certamente é ainda maior, embora a
adoção de códigos internos pelas corporações ainda é tímida.
As
políticas que se preocupam em orientar e tratar adequadamente os riscos
oriundos do uso da tecnologia da informação não raramente apenas
relacionam proibições vinculadas à segurança de dados, deixando de
tratar as mídias sociais e seus impactos à reputação do negócio. Não
basta à corporação definir regras ou proibições para uso das redes
sociais durante o horário de trabalho. Proibir seu uso é ir contra as
tendências mais modernas de networking empresarial, além de pouco
efetivo. Isso porque o acesso às redes sociais é cada vez mais originado
de dispositivos móveis (1), nada adiantando o bloqueio
via desktops ou redes wireless da companhia. Além desse impedimento
técnico, o bloqueio total gera antipatia com os colaboradores e pode ser
fator relevante no incremento dos negócios. Por exemplo: como os
vendedores da sua empresa podem ficar sem interagir nas redes sociais?
Eles precisam explorar ao máximo esses relacionamentos, incrementando a
rede de contatos e, consequentemente, aumentando as vendas.
Na
mesma proporção, ou bem próximo a isso, em que o networking é fomentado
os riscos à reputação do negócio também o são. Daí são geradas
consequências jurídicas desagradáveis e que tiram do empresário o foco
do seu negócio, tendo que administrar situações que seriam facilmente
minimizadas pela adoção de um regulamento, uma verdadeira política de
uso das redes sociais. Essa política pode estar no próprio regulamento
interno da empresa ou em documento separado, mas precisa ser instituída o
quanto antes. Não há fórmula mágica ou formulários padrões. Cada
negócio deve adotar uma política alinhada com sua realidade e seus
valores internos. Entretanto, uma boa política de uso não pode se omitir
em tratar algumas questões fundamentais. Vejamos:
1) Recrutamento: a
empresa faz buscas pelas redes sociais e blogs, analisa o conteúdo das
postagens dos entrevistados? Isso deve ficar claro aos candidatos.
2) Base de clientes: o
que acontece quando o funcionário deixa a empresa? E os inúmeros
seguidores de sua conta no Twitter que era utilizada para fins
comerciais? Pertencerão à empresa ou ao funcionário? Poderá utilizar
esse meio no seu novo emprego? A conta permitida para esses contatos é
pessoal ou corporativa?
3) Difamação/calúnia/injúria/assédio/discriminação: Tais
condutas em qualquer meio devem ser repreendidas pela empresa.
Importante ressaltar que o meio virtual também causa consequências no
físico, fornecendo treinamento e orientação adequada aos funcionários
sobre os limites à liberdade de expressão. As postagens indevidas geram
consequências e deixam rastro!
4) Segurança da informação: Embora
seja política mais frequente e adotada pelas empresas, a mesma deve ser
alinhada com o uso das redes sociais, porquanto o envio de dados pelas
redes é facilitado e dependendo da segurança em TI adotada pode ser mais
fácil vazar informações sigilosas da empresa por essa via do que por
email.
5) Divulgação indevida de marca, nome e imagem:
A vinculação da marca, nome ou imagem da empresa vinculada a situações
constrangedoras na rede deve ser causa para rescisão do contrato de
trabalho e os funcionários precisam estar cientes disso. Ex: Funcionário
com a camisa da empresa em situação de embriaguez vexatória publicada
em sua conta do Facebook: constrangimento desnecessário — prejuízo à
reputação da empresa.
6) Amizade com colegas de trabalho: Como
sua empresa vê isso nas redes sociais? Deseja vedar ou orientar? Os
valores da corporação devem estar alinhados aqui, mas deve haver muito
cuidado em qualquer tipo de proibição, para não ferir direitos
fundamentais dos funcionários.
7) Postagens sobre clientes, comentários políticos ou sobre os negócios da empresa: Não
precisa muito esforço para perceber o problema que um funcionário, mal
orientado e sem treinamento, pode gerar para o negócio ao postar
comentários inapropriados nas redes sociais.
8) Monitoramento e privacidade: Se
sua empresa irá monitorar os funcionários no ambiente de trabalho, é
preciso quebrar a expectativa de privacidade. Havendo interesse da
empresa em fazer constantes pesquisas, embora isso tome bastante tempo,
na vida online de seus funcionários fora do ambiente de trabalho, é
importante que os mesmos saibam disso, embora publicações sem restrições
de privacidade são, pela essência, de acesso público.
9) Uso da imagem dos colaboradores:
a empresa não pode utilizar a imagem de seus funcionários sem sua
autorização. Esse consentimento pode ser colhido já na adesão à política
da empresa pelo trabalhador.
10) Email corporativo x email privado:
Estabelecer as diferenças e os limites aos funcionários no uso do email
corporativo para fins pessoais. Não é nada agradável circular pela rede
material com conteúdo, p.ex., pornográfico originado de email com o
nome da sua empresa.
Esses são alguns elementos básicos que não
podem faltar, mas outros poderão ser necessários, dependendo das
particularidades de cada negócio. Ainda, a política deve estar alinhada
com as características próprias de cada rede social. Por exemplo: mais
rigor para as redes profissionais, como o Linkedin; um pouco mais de
rigidez para o Twitter (sem controle de privacidade) e moderação com
constante orientação e transparência para o leque de riscos oriundos da
maior rede social do momento: o Facebook.
Necessário ressaltar que os cuidados ora mencionados não servem tão
somente para se proteger a reputação da empresa, embora esse argumento
seja por si só, a meu ver, suficiente. Há também claro risco jurídico,
considerando que a pessoa jurídica poderá responder civil e
criminalmente por atos de seus funcionários.
Afinal, a elaboração
de um código de conduta minimizará esses riscos? Certamente. Isso porque
além de tais regulamentos deixarem claro o que é ou não tolerado pela
corporação, podendo embasar dispensas por justa causa, a mesma pesquisa
elaborada pela Deloitte, dava conta que 51% dos entrevistados
concordavam que a definição de uma política interna e orientativa sobre o
devido uso das redes sociais os motivariam a rever suas postagens. Uma
política bem desenhada, alinhada com os aspectos jurídicos e
tecnológicos aliada a um bom treinamento para sua adoção não é mais
diferencial, mas medida absolutamente necessária à sustentabilidade do
negócio na era da informação digital.
Por Rafael Fernandes Maciel
www.conjur.com.br
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