Um ambiente de trabalho bem organizado pode ter grande influência na maneira como você realiza suas atividades profissionais. Saiba como manter o escritório no dia a dia para aumentar a sua eficiência com as orientações a seguir:
• Posicione o monitor de seu computador diretamente à sua frente, de modo a dissuadir as pessoas de interromperem o seu trabalho;
• Posicione a sua mesa de forma que você possa ver as pessoas que se aproximam de você, ou da sua sala;
• Se possível, evite deixar cadeiras sobressalentes em volta de sua mesa, para minimizar as distrações;
• Mantenha equipamentos importantes em seu raio de alcance. Telefone, computador, fichário, fax e impressora, por exemplo, devem ser alcançados sem que você precise se deslocar, se você os utiliza com frequência.
• Calendário e relógio deve estar por perto. Utilize uma agenda para marcar tarefas e compromissos;
• Tenha sobre sua mesa, além dos equipamentos importantes, apenas os papéis e documentos atinentes à tarefa em que esteja trabalhando no momento;
• Estabeleça um sistema de arquivamento, armazenando periodicamente em outro lugar, de forma organizada, os documentos com os quais você não mais precise trabalhar;
• Mantenha um espaço próprio para as tarefas recebidas, que ainda precisarão ser realizadas, e outro para as que você já concluiu;
• Faça uma tarefa de cada vez. Somente passe para a próxima após ter finalizado a anterior, exceto no caso de atividades urgentes, que ganham preferência;
• Ao receber novas tarefas ou documentos, determine se há urgência nas mesmas. Lide com as emergências imediatamente e coloque no espaço das tarefas recebidas as que não são urgentes;
• Limpe sua mesa ao final do dia, anotando todas as informações que serão importantes no dia seguinte, e deixando as anotações à vista.
Por fim, importa dizer que o seu computador merece tanta organização quanto seu ambiente físico de trabalho, para que você não se perca frente a um emaranhado de arquivos difíceis de distinguir.
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